Text copied to clipboard!
Naslov
Text copied to clipboard!Koordinator za nadzor dokumentov
Opis
Text copied to clipboard!
Iščemo Koordinatorja za nadzor dokumentov, ki bo odgovoren za upravljanje, organizacijo in nadzor vseh dokumentov znotraj podjetja. Ta vloga je ključna za zagotavljanje skladnosti z notranjimi politikami in zunanjimi regulativami, ter za učinkovito upravljanje dokumentacije skozi celoten življenjski cikel. Koordinator za nadzor dokumentov bo sodeloval z različnimi oddelki, da zagotovi, da so vsi dokumenti pravilno shranjeni, označeni, dostopni in arhivirani v skladu s standardi kakovosti in varnosti.
Glavne naloge vključujejo vzpostavitev in vzdrževanje sistema za upravljanje dokumentov, nadzor nad revizijami dokumentov, zagotavljanje pravilnega označevanja in razvrščanja dokumentov ter usposabljanje zaposlenih glede postopkov upravljanja dokumentacije. Kandidat mora imeti odlične organizacijske sposobnosti, poznavanje sistemov za upravljanje dokumentov (DMS) ter sposobnost dela v hitro spreminjajočem se okolju.
Poleg tehničnih znanj je pomembna tudi sposobnost komuniciranja z različnimi deležniki, saj bo oseba na tem delovnem mestu pogosto sodelovala z oddelki za kakovost, pravne zadeve, IT in proizvodnjo. Idealni kandidat bo imel izkušnje z dokumentacijo v reguliranih panogah, kot so farmacija, proizvodnja ali gradbeništvo.
Če ste natančni, sistematični in imate strast do organizacije informacij, vas vabimo, da se pridružite naši ekipi in prispevate k izboljšanju učinkovitosti in skladnosti našega podjetja.
Odgovornosti
Text copied to clipboard!- Vzpostavitev in vzdrževanje sistema za upravljanje dokumentov
- Nadzor nad revizijami in posodobitvami dokumentov
- Zagotavljanje skladnosti dokumentacije z notranjimi in zunanjimi predpisi
- Organizacija arhiviranja in shranjevanja dokumentov
- Usposabljanje zaposlenih glede postopkov upravljanja dokumentacije
- Sodelovanje z drugimi oddelki pri razvoju dokumentacijskih standardov
- Spremljanje rokov in veljavnosti dokumentov
- Upravljanje dostopa do zaupne dokumentacije
- Priprava poročil o stanju dokumentacije
- Reševanje neskladnosti in izboljševanje procesov upravljanja dokumentov
Zahteve
Text copied to clipboard!- Zaključena najmanj srednješolska izobrazba, zaželeno višja ali visoka
- Izkušnje z upravljanjem dokumentacije (najmanj 2 leti)
- Poznavanje sistemov za upravljanje dokumentov (DMS)
- Odlične organizacijske in analitične sposobnosti
- Poznavanje standardov kakovosti (npr. ISO 9001)
- Sposobnost dela v timu in samostojno
- Natančnost in doslednost pri delu
- Dobro znanje MS Office orodij
- Znanje angleškega jezika (pisno in ustno)
- Zaželeno poznavanje reguliranih okolij (npr. farmacija, gradbeništvo)
Možna vprašanja na razgovoru
Text copied to clipboard!- Kakšne izkušnje imate z upravljanjem dokumentacije?
- Ali ste že delali z dokumentacijskimi sistemi (DMS)?
- Kako zagotavljate natančnost in skladnost dokumentov?
- Kako bi ravnali v primeru neskladnosti v dokumentaciji?
- Ali imate izkušnje z usposabljanjem sodelavcev?
- Kako organizirate arhiviranje in dostop do dokumentov?
- Ali poznate katere koli standarde kakovosti, kot je ISO 9001?
- Kako bi opisali svoj pristop k organizaciji informacij?
- Kako se spopadate z več nalogami hkrati?
- Ali imate izkušnje z delom v reguliranem okolju?
